Військові квитки осіб рядового, сержантського та старшинського складу, посвідчення офіцерів Збройних Сил України, а також документи генералів (адміралів), прапорщиків (мічманів) і посвідчення офіцерів Державної спеціальної служби транспорту вважаються дійсними на всій території України до моменту отримання нового військово-облікового документа.
Процедури оформлення передбачають:
- зарахування військовослужбовця до списків особового складу, або
- подання необхідних документів для заміни картки.
Видача військово-облікових документів здійснюється різними установами залежно від категорії військовослужбовця:
- військовослужбовцям апарату Міністерства оборони – через Департамент кадрової політики Міністерства оборони України;
- Головнокомандувачу Збройних Сил України, начальнику Генерального штабу, їхнім заступникам та військовому апарату Головнокомандувача – Кадровим центром Збройних Сил України;
- військовим Державної спеціальної служби транспорту – управлінням персоналу Адміністрації служби транспорту.
Видача військових квитків і посвідчень здійснюється за таких умов:
- при направленні на базову військову службу;
- під час мобілізації;
- при прийнятті на контрактну службу;
- під час вступу до військових навчальних закладів;
- якщо раніше картка не видавалася.
Обов’язковою є заміна документа у разі змін персональних даних, завершення 10-річного строку дії картки, а також у випадках пошкодження або втрати.
Наявність військово-облікової картки надає військовослужбовцям наступні можливості:
- користуватися кваліфікованим електронним підписом (КЕП) для підписання документів;
- проходити через систему контролю доступу до військової частини;
- отримувати ключі авторизації для входу в інформаційні системи Міністерства оборони.
Після заміни військові квитки, посвідчення офіцерів, прапорщиків, мічманів та посвідчення Державної спеціальної служби транспорту підлягають вилученню та знищенню відповідно до встановлених правил.
У разі виявлення знайденої військової картки, її слід передати до найближчого органу Військової служби правопорядку або територіального центру комплектування (ТЦК). Якщо військовослужбовець вже отримав нову картку, знайдений документ підлягає знищенню. Картки засуджених військових зберігаються в територіальному центрі комплектування. У випадках загибелі або смерті військовослужбовця військовий документ також знищується відповідно до встановленого порядку.
